Dokumentum kezelés

Főoldal > Modulok > Dokumentum kezelés
A t-method szoftver irányítási rendszerek működtetése során felmerülő igények és követelmények egyszerű, gyors és adatbiztos megoldását szolgálja.

t-method – DOKUMENTUM KEZELÉS TÁMOGATÁSA

A sikeres menedzsment – eredményes vállalati működés feltétele a jól szervezett dokumentáció menedzsment. Bármilyen irányítási rendszer hatékony működtetéséhez a működést pontosan meghatározó dokumentáció - mégpedig többszintű dokumentáció - szükséges.
Ez a dokumentáció szabályozza, valamint áttekinthetővé, átláthatóvá teszi a termelési/szolgáltatási folyamatokat és összhangot teremt a szervezet stratégiai célkitűzéseivel.
A t-method szoftver támogatást nyújt az összes szabályozó dokumentumra a kidolgozásban, karbantartásban, ellenőrzésben és az archiválásban.


Dokumentumok kidolgozása

A t-method szoftver alkalmas
  • t-method szoftverben, strukturált adatbevitellel létrehozott dokumentumok, mint például folyamattérkép, folyamatleírás, gyártási folyamatábra, PFMEA, Control Plan, jellemzők mátrixa és/vagy
  • egyéb elektronikus formátumban (Word, excel, pdf stb) elkészített dokumentumok, (úgynevezett kapcsolt dokumentumok, mint például termékrajzok, formalapok, munkautasítások) ISO /TS 16949 követelményeinek megfelelő verziózására.

Ellenőrzés, jóváhagyás

  • A verziózás projekt rendszerben történik, így a közös adattartalommal bíró dokumentumok együtt kezelése, a felhasználók számára az adat-koherencia biztosított.
  • Ellenőrök, jóváhagyók kijelölését megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak végezhetik.
  • Az előre meghatározott ellenőrzések és a jóváhagyás nélkül, illetve minden érintett általi elfogadás nélkül dokumentum nem léptethető érvénybe. Az ellenőrzések és a jóváhagyás elektronikus aláírással történik.
  • A jóváhagyási folyamat során az érintettek elektronikus értesítést kapnak minden elvégzendő feladatról, bejegyzésről és állapotváltozásról.
  • A jóváhagyási folyamat minden lépése kapcsán az érintettek kommentálhatják döntéseiket, mely minden érintett számára elérhető és később visszakereshető.

Felhasználás

  • A dokumentumok érvénybeléptetésekor az éles verzió automatikusan lecserélődik és a munkatársak csak az érvényes, aktuális előírásokat érik el.
  • A dokumentumok érvénybeléptetésekor a listák automatikusan frissülnek.
  • A t-method szoftver támogatja a 100%-ban papírmentes dokumentumkezelést, és felhasználást.
  • A t-method szoftverben lehetőség van vegyes (elektronikus és papír alapú) elosztás megvalósítására.
  • A elektronikus eléréssel rendelkező munkatársak emailban kapnak értesítést a változásokról.
  • Az elektronikus eléréssel nem rendelkező munkatársak felé a dokumentumváltoztatással kapcsolatos információk átadását kijelölt oktatók végzik. A kijelölt oktatók emailban kapnak értesítést a változásokról és elosztási lista segíti őket.
  • A dokumentumok elosztása teljes körűen dokumentált, dokumentumonként és munkatársanként is visszakereshető.
  • A t-method szoftverben dokumentumonként szabályozhatjuk a betekintési jogosultságot.
  • A t-method szoftverben a lekérdező jogosultsággal rendelkező munkatársak egyszerű, gyors keresőkkel támogatott, csak a szükséges információk elérésére alkalmas felületet érnek el.
  • A t-method szoftverben készült dokumentumokat importálhatjuk excel és pdf formátumba.
  • A vonatkozó előírásoknak való megfelelést támogatja, a rendszeres dokumentum felülvizsgálat elvégzéséhez bevezetett figyelmeztető rendszer.

Archíválás

  • A t-method szoftverben verziózott dokumentumok minden verziózott változata archiválásra kerül és visszakereshető.
  • A dokumentum nyilvántartások kiterjesztve az éles, archív és munkaverziójú dokumentumokra lekérdezhetők.
  • A verziózás folyamat során dokumentálásra került bejegyzések, az ellenőrzésben, jóváhagyásban érintett személyek neve, események dátuma lekérdezhető.
  • A dokumentum mátrix adatai bármely időpontra, a dokumentum elosztás munkatársanként lekérdezhető.
  • Az APQP dokumentumok lekérdezését, különös tekintettel az FMEA-ra több szempontú lekérdező panel támogatja. Teljesen integrált tudásadatbázis.
  • Az elkészült dokumentumokat importálhatjuk excel és pdf formátumba.

Hatékonyságmérés (e-vizsga)

Az új szabvány megjelenésével egyre fokozottab igény merül föl mind az auditorok, mind a vevők részéről, hogy a tevékenységünk hatékonyságát igazoljuk. ISO 9001:2015 7.2. pontja.
Ezt az új követelményt hivatott kielégíteni a Hatékonyságmérés (e-vizsga ) modul.
Ennek a modulnak a segítségével a felhasználók minden egyes dokumentum megismerését vizsgával tudják ellenőrizni és dokumentálni.
A felhasználók képesek minden a t-method rendszerben verziózott dokumentumhoz

  • Kérdés gyűjteményeket ill.
  • Kérdéseket definiálni

hatékonyság felmérés

Minden felhasználó, akire egy dokumentum vonatkozik, úgy tudja a dokumentum megismerését igazolni, hogy a szoftveren belül az előre beállított kérdésekből elektronikusan.
Amennyiben a vizsga sikeres, a dokumentum automatikusan megismert státuszt kap és a vizsga eredményét az adott felhasználóhoz lementjük.
A vizsgát nem csak felhasználók, hanem munkatársak is elvégezhetik akár

  • tableten
  • akár mobil telefonon
hatékonyság felmérés hatékonyság felmérés